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6S管理标准:6S活动激励
来源/作者:未知 发布时间:2013年02月19日 阅读次数:
        激励方式主要有检查、评比、推动,包括正激励、负激励。
  (一)“6S”检查评比的目的
  “6S”不仅是一个现场的管理水平的反映,背后还反映着很多问题。日本企业认为“现场是干部的影子”,看到乱糟糟的现场就想到一个乱糟糟的干部,看到井然有序的现场就想到一个工作有条不紊的干部。透过现场这面镜子可以照出很多东西,包括干部的心态、作风、方法,干部的威信、行动力、实施力,也包括部门的工作质量、部门风气。由此可见,通过推行“6S”管理活动,能够推动现场的变化,带来班组的建设,部门的建设,因此要在“6S”推行当中进行检查评比。
  “6S”检查评比的目的有:
  第一,强化意识,包括“6S”的意识,包括严格遵守规范,按章操作的意识,也包括要注意安全的意识。
  第二,是促进改善,通过现场的改善带来员工习惯的良化,同时促进部门风气的改善。
  第三,部门风气的培养。培养一个有行动力,结果力,能够自主管理,自立经营,全员参与的部门风气。
  (二)日检、周检、月评比和年度评比的设计
  1.日检
  每天都要进行日检。班前,清扫点检;班中,遵守维持;班后,“4S”。由班长、骨干推动,发动员工参与,组织员工做值日,做对照检查以发现问题,通过发现问题来推动员工自主自立的现场改善。班长不仅自己要关注“6S”,也要带动大家关注“6S”。
  2.周检
  一周进行一次周检,周检以自我检查为主体,部门或企业内部可以进行评比,发现问题自主改善、改善确认,由中层干部如科长、工段长来推动。
  3.月度检查评比
  一个企业每月需要进行一次月度的检查评比。月度检查评比在公司层面,由公司的相关中高层领导带队,相关的干部参与,参与要横向打通,要真正的进行检查打分,找问题,做出评价,做部门内部的奖励,而且鼓励员工做改善推进。在这种情况下,需要借助企业中高层的力量。如何体现,要有相应的人员和时间的投入。
  4.季度性的主题活动
  每一个季度做一次季度性的主题活动,季度性的主题活动可以跟阶段性的工作结合起来。比如5月份是安全月,可以重点做安全,也可以根据季节性的变化结合冬天防火、夏天防雷等主题性的活动进行。由公司的“6S”委员会,组织相关职能部门对现场进行检查评比,鼓励大家结合阶段性的主题活动来进行相应的改善。冬天如何防火,哪些地方存在隐患,怎么做改善,改善以后的做成一个BA分析的事例提交到公司参与评比。
  5.年度评比
  每年进行一次年度的总结发表,它是基于现场评比,而且要进行年度的报告,做成PPT,图文并茂的、结构化的报告向大家汇报,而且现场要有检查印证,最后评出年度的优胜单位,由公司层面对相关的获奖单位进行年度的表彰。
  这样,日检、周检、月评比和年度评比构成一个不同频度,不同层次的检查评比的机制,这个机制不只是发现问题,还要结合专题推动相关的改善。因此,需要考虑检查评比机制的设计。检查评比的过程是一个推动的过程。导入期,领导意志占支配地位,更多强调的是意识的学习、习惯的严格遵守;强化期,重点突出现场的改善,变成干部意志;维持期,则要促进一线员工的主动改善,变成全员意志。
  (三)“6S”检查评比的有效组织
  1.考虑组织方式
  设计好的检查评比由谁检查,要考虑到组织方式的问题。
  一个民营企业使用“揪茬队”的方法,由人事行政部的保安队在每天上午、下午各派一个保安戴着袖章到现场检查,每发现一个问题扣当事人10元。这种方法很容易引起对立:保安来检查员工做“6S”,那谁来检查保安?这个企业犯了这样一个错误,即用单一的职能部门去检查各个部门的“6S”,使员工觉得是公司要我做“6S”,而不是员工自己要做“6S”。
  2.遵循员工参与的原则
  根据美国人的组织行为学研究成果,当参与了检查的过程,员工改善的动力会更强烈;当参与了方案或标准策划制定的过程,员工遵守方案、遵守标准的愿望会更加强烈,而且员工参与会强化相关检查结果的合法性。把员工参与理论的研究成果运用到“6S”管理当中,可以用12个字概括:“我制定我遵守;我检查我改善。”当员工参与了检查的过程,他带着问题意识,问题眼光,从专业角度看待自己的现场,发现问题,推动改善的愿望会更加强烈。
  3.谁去检查
  不管周检还是月度评比,通常由“6S”的职能部门组织各个责任区部门的代表,成立“6S”工作小组一起检查。如果把“6S”管理的职能放在人力资源部,人力资源部经理就是工作办公室的主任,其下设“6S”专员,专员可以组织周检,但月度检查则要由人力资源部经理出面。
  在组织周检的过程中,由专员召集相关人员组成检查小组到现场去检查。检查小组组员来自于各个职能部门,更容易用“6S”的眼光看待现场寻找问题,并且更容易接纳别人给自己提出的改善建议。利用“我检查我改善”,在组织的过程当中一定让相关的“6S”职能、受检部门来参与检查,建立正确的问题意识和问题眼光,从而真正去发现问题。
  4.横向打通
  在检查评比的过程中,容易横向打通,大家相互学习、取长补短。组织方式非常重要,不能由一个部门单打独斗。如果企业比较大,一个小组不能覆盖所有部门,可以变成若干分会交叉检查,如办公室部门作为一个“6S”的分会,现场部门作为一个分会,让现场的小组来去检查办公室,让办公室的小组去检查现场。办公室的人在现场看到很多有亮点的改善很容易被打动,回去后推动的力度会得到加强;现场的人员也可以从办公室当中找到问题,也可以从办公室学到东西。这样既推动了跨部门的沟通和学习,又解决了检查评比的效率问题。
  5.检查的频率
  检查可以有日常性的检查,阶段性的检查。日常性的检查是平时性的,主要是日常监督。每周检查以骨干和一线干部为主,发现问题要随时提出随时解决。一般来说每周进行一次专门检查,以小组的形式来进行。阶段性的检查,包括月度的季度的评比,主要是公司层面,以中高层干部为主,而且内部检查与交叉检查可以并行,通知检查跟突击检查也可以并行。它的目的是有效激励取长补短,所以两个方面的检查要做好频度设计,有效组织,每一次检查都要找问题点、打分。
  (四)“6S”检查打分法
  在“6S”检查评比的过程当中,很多企业都喜欢用这样一种方法:满分100分,找出20个评比项目,每个项目5分,分别列出标准,结合现场勾取各项分数,最后累计总分。这种方法效果不太好,时间一长容易使得员工斤斤计较,认为打分不公平。
  1.采用印象分
  “6S”检查最好采用打印象分的方法,对责任区现场整体做一个评价,找出该找的问题,包括整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全。每一项10分,满分60分。如果认为现场整理做的不错给9分,但整顿做的不够给7分,逐项打分,依次累加得出总分。一个小组有6个委员,平均6个人的分数,按分数高低给各责任区现场进行排序。
  2.打分的目的是发现问题
  检查小组的责任不在于说明某一现场为什么得这么多分,而在于知会受检部门存在多少问题,哪里存在问题。不但要引导大家知道自己在公司整个“6S”活动当中处于哪个位置,还要引导大家重点关注问题点是什么。如果这些问题能够解决,名次就能上升;如果这些问题解决不了,不满意也没用。
  3.力求公正、公平
  通过打印象分找问题点的方法,可以引导干部良性竞争重在改善,形成一种好的氛围。利用打印象分的方法,即使有个别评委打分不客观,给自己部门打分很高而给别的部门打分很低,但根据统计学原理只要打分人数在3人以上,打分基本上比较客观。实际上,只要企业运转正常,不管是否采用这种方法,都可以打出相对客观的分数,而且确实能比较客观的反映“6S”管理的水平。
  我们前面提到一个组织过程:公平、公开、公正。打出分后要马上统计,马上计算总分进行排名,找出具体的问题。可以从定时检查到抽查,从提前通知到突击检查。要公开评比,评比和奖罚的结果要坚决执行。
  (五)“6S”月度评比方法
  “6S”月度评比要组织各个部门广泛参与。依据周检分数,可以排定本周各责任区的位置,但一般来说还要做一次月度的评比。月度评比要有所设计,一月四周,前三周叫周检,后一周叫月检。周检的分数取一个比率,月检的分数取稍微大一点的比率,比如我们可以设计前三周各15%,月度检查55%,得出的分数相加即是月度的总分,然后根据月度总分排名奖优罚劣。月度检查不能决定月度的结果,而要结合到每一周周检的状况来排名,这个设计就是结构化的设计,反映平时的状况,在这个设计过程当中,一定要重点放在找出问题点,要求相关部门责任区提出自己的整改计划。整改计划要在3天之内以书面的形式上交,然后改善一周。一般来说,现场发现的问题大部分可以在一周之内得以解决。下一次周检的时候,就可以确认现场改善的情况。
  (六)“6S”问题的改善推进
  1.整改比率法
  我们可以在月度评比的结构设计中增加整改比率法推动问题的改善,即周检或月检的得分乘以问题整改的比率,再乘以权重,相关分数累计相加得到一个总分。如第一周甲责任区有10个问题,乙责任区有8个问题,第二周检查时甲责任区10个问题全部解决,乙责任区只解决了4个。在第一周,虽然甲责任区只有75分,但问题整改比率100%,分数为75分乘以100%再乘以15%;乙责任区得了80分,但问题整改比率50%,分数为80分乘以50%再乘以15%。虽然周检或月检得分比较高,但整改比率比较低,那最终得分也低。问题整改比率越高得分越高。事实证明,把整改比率法设计进月度评比中,效果非常好。
  2.运用亮点加分法
  亮点加分法是指要求每个责任区每月提交若干改善亮点,由评审小组对每一个亮点进行评比。一经确认为亮点,在总分(百分制)的基础上每一个亮点加2分。当然,不仅要慎重考虑一个亮点加多少分,而且要限定亮点的加分数量,一个责任区最多增加几分,增加的比重不能太大。我们可以做数据化的设计,做亮点加分导入,把亮点改善纳入月度评比,鼓励大家改善。有些班组做的非常好,差距就会拉开来。当然对那些优秀的改善案例,可以给予评比,给出一个相应的激励。
  (七)“6S”活动的激励机制设计
  1.进行奖励的方法
  激励机制就是要进行奖罚,奖优罚劣。奖励整体水平高的,整体进步快的,有重大突破和亮点的;罚连续落后的,多次不改的,这样来推动整体的实施。
  奖励的方式:现金、奖品、流动红旗,如果是年度奖励,则会颁发奖杯、奖励培训机会。
  另外,还可要求获奖单位公司发表,进行媒体宣传。有些企业规定,月评比获得一等奖的单位,每人奖金加20元,那么一个50人的班组月检奖金有1000元,但因为是算总账,员工觉得奖与没奖差不多。因此,“6S”月度的表彰设计要针对责任区,设置一等奖、二等奖、三等奖、进步奖,奖金依次递减,但进步奖奖金起码与三等奖持平。当然,也可以设置改善奖,奖励的方式有奖金、锦旗等,锦旗采用轮流制,如能公开颁奖并发获奖通报,效果更好。
  2.集体奖励
  很多企业不发月检奖金而采用发现问题处以罚款的方式,有些企业不愿意在这方面投入,这会导致员工积极性下降,长期影响不好。其实,一个单位设月度一等奖1个,二等奖2个,三等奖3个,那么一年奖金仅有十几万,但这十几万的奖金会带来长期的效果。比如班组拿到奖金后,一般喜欢用奖金吃饭,员工知道能这样是因为“6S”评比表现好,这无疑提高了班组的凝聚力,大家要再接再厉,继续拿奖。一而再,再而三,但如果次次用奖金吃饭,有人就会提出反对意见。能不能买些花把学习角装饰一下,或买点现场管理的书呢?此时,员工会发生变化,会引导员工关注现场,关注班组,为班组建设带来长期的效果。
  3.评奖结果跟员工挂钩
  一般来说,建议企业做激励机制设计,把“6S”的评比结果跟员工挂钩。当然,可以在集体奖励的基础上规定:做得差的员工扣5元,做得好的员工奖励50元,也可以把激励机制设计纳入到员工的绩效考核中。但是,奖励的额度一定要根据企业的工资水平、员工的人数规模以及当地的物价水平来决定。同时,我们要引导“6S”奖金的消费。其实,“6S”奖金对企业来说是一个持续性的小投入。“6S”活动做得好,企业的质量问题会越来越少,效率会提高,安全得到保障,会获得长期的回报。
  4.注意颁奖方式
  对优秀个人的奖励,要注重颁奖方式,一般要公开颁奖,但很多企业的“6S”颁奖是暗地进行的,这样对员工没有激励作用。可以在每月的综合早会上,由总经理在全体员工面前颁发“6S”奖励。如果有些企业没有早会制度,可以由公司主管领导到某一个部门颁发。在公司管理会议上由经理以上的干部颁奖,如果能再到车间颁发一次,对员工的激励效果就不一样。同时,请领导做一下动员,做好相关的宣传工作。
  5.如何进行处罚
  如果责任区班组因态度不正,消极抵抗,屡处末位,或者因相同的问题屡次得不到整改,“6S”推进不利以致引发事故,可以对其处罚。处罚要注意有效性的问题。通常来说,罚的形式有很多,可以通报批评,勒令整改,给责任人经济处罚,但要注意,我们处罚的是责任人,而不是整个责任区。处罚之后,要责成责任人向总经理书面检讨,或责成责任人公开表态,必要时进行干部调整,发动企业内部的媒体宣传来施加压力。另外,还有一些特别的方法,如除公布黑名单曝光,贴出相关责任人的照片,对相关责任人罚款外,还组织领导帮扶会。再如一等奖、二等奖、三等奖挂红色锦旗,最后一名挂黑旗……虽然这些方法不一定值得推崇,但可以表明处罚的方式是多样的。
  我们要善于设计,通过奖罚过程引导大家强化基础管理,改善现场。毕竟,奖罚是手段不是目的。
  (八)“6S”年度评比奖励
  在年末要进行年度评比,把一年12个月的月度检查得分取比例相加得总分,如果20个单位中有10个入围,那么这10个单位做现场评比,做报告发表之后得出年度奖励。年度奖励可以设金奖、银奖、铜奖、优胜奖,并给出相应的奖品或者是奖金,同时大张旗鼓进行宣传,也可以做“6S”专题专刊,为他们颁发奖金、证书。年度评比,不仅只对责任区,还要对责任人要有所评价。在“6S”表彰设计方面,我们要通过持续的方式,逐步把它正常化,制度化。

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