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建材企业5S管理及推行步骤
来源/作者:未知 发布时间:2013年07月05日 阅读次数:
        优秀的现场管理源于正确的管理意识与正确的工作方法。实施5S管理需要长期坚持不懈,只有在企业的各个方面都融入5S管理思想,企业才能真正起步,才能实现管理革新,进而从“中国制造”走向“中国创造”。
  推行5S遇到的几种问题
  在5S的推行及推进实践中,有这么一个现象,5S活动开展起来比较容易,大部分还搞得轰轰烈烈,短时间内效果非常显著,但是能真正一直坚持下去,持之以恒,成为习惯的企业却并不多见,很多企业存在着“一紧二松三垮台四重来”的现象。5S的活动贵在坚持。
  工厂推行5S活动一般都会遭遇到下列几种问题:
  ①员工不愿意配合,不按规定来摆放或不按标准来做,达不到共识。
  ②事前的规划不足,不好摆放以及不合理之处的确很多。
  ③公司发展太快,厂房空间不足,物料无处堆放。
  ④实施不够彻底,积极性不高。
  ⑤抱着应付的心态,制度或评价制度不合理,没有办法来激励员工的士气。
  ⑥评价人员不公。
  这些问题主要来自于员工内心深处意识的障碍。比方说:
  ①“推进整理、整顿又不能提高生产力”。
  ②“文件资料一大堆,那么多的要求恐怕做不到,我们这个水平算是已经不错的”。
  ③“哎,5S,那是生产部门的事,跟我们营销部门没有关系”。
  ④“5S那是生产部门的事,我们开发部干嘛也要搞5S”。
  ⑤“天天加班,哪还有时间再搞整理、整顿”。
  ⑥“能交货就行了,我喜欢怎样就怎样做吧”。
  ⑦“搞得那么干净,反正没两天就又脏了,哎,5S说说而已,别当真,反正也不会成功。已经几十年了,都这样会成功吗”。
  ⑧“高抬贵手吧,给点面子吧,凑合凑合”。
  针对上述这些问题,5S推进必须扎扎实实地做好每一个步骤,在人员、资源、声势、体制等各方面都要进行有效的组织。
  实施与评价的三个阶段
  准备阶段
  实施评价阶段
  巩固阶段
  准备阶段
  准备阶段包括4个步骤
  1.要获得高层领导的承诺和做好准备
  (1)召开动员大会
  召开公开大会,由最高领导向全体员工表达推行5S活动的决心,作为公司年度的重要经验活动。公司最高领导董事长或总经理,要把5S的实施目的、必要性明确地向员工宣布。这样做,可能会很有用,它可以将公司内部全体员工的想法,价值观尽量统一。在举例时要尽可能地采用自己公司内的一些具体的事实,这样员工就比较容易产生共鸣。
  (2)进行一次小型的5S演习
  为了让大家留下深刻的印象,可以进行一次小范围的现场5S演习(如丢掉会场内不必要的物品,进行一次大扫除,五分钟整理各自抽屉等活动)。
  2.成立5S推进委员会,选定活动的场所
  ●建立5S推行小组,负责对内对外的联络工作。
  小组形式要与公司管理体系相结合,这个5S的推动或推进的委员会,一定要有个办公室,对外或对内进行联络,它是与公司的管理体系结合在一起的。
  ●选一个固定的场所作为5S推进活动的中心,或叫5S推进活动司令部,切不可任其成为游击队,应让每位员工感觉到5S的推动,占着十分重要的一个地位。
  3.5S推进策划
  ●策划一定要做万全的准备。策划5S的推行要制订激励的措施和推行计划。先由推行小组拟定草案,并评估成效,再交相关人员讨论后确立,甚至要予以认证。有关工作项目、时间、负责人都要有明确的说明,以便追踪。
  ●在推进策划的进行过程中,可以去找专业的顾问公司,或顾问机构,为5S推进活动提供专业的咨询与指导。
  ●策划5S活动要根据企业的实际情况,策划相关的具体活动,以起到激励士气,增强效果的作用。
  4.宣传造势,教育训练
  (1)领导一定要以身作则
  【案例】
  笔者曾经到过一家公司,是日本的一家公司。该公司有一位日本老人,是一个非常可爱且和蔼可亲的长者,他就是这家公司的工场长,他从来没有推卸过责任,这家公司的每个人都非常的尊敬他。这位老人有一个非常好的习惯,特别爱整洁,即便是地上一个很小的纸屑,他也会弯腰把它拣起来,员工饭厅如果拥挤时,他会从工作人员手里,接过饭勺,亲自为员工打饭,他经常对员工说的一句话是“你辛苦了!”这些都表现出了他的一种修养。
  所以一个领导的表率作用,无言胜有言,大家就会心悦诚服地去跟随。
  (2)利用各种宣传方式与工具
  一般在推动5S活动时,有几个可以利用的工具:
  ◆利用公司内部的刊物,宣传介绍5S。
  ◆通过公司内部的刊物来大力宣传5S活动的要领。
  ◆举办5S的征文、海报、标语、设计的比赛。
  ◆现场粘贴外购或自己制作的5S海报以及标语。
  ◆每年规定一个5S月,或每一个月规定一天叫做5S日,定期地进行5S强化或再教育,到一些业绩优异的先进工厂去参观,或是参加发表会,吸取别人的先进经验。
  ◆利用定点摄影的方式,将5S较差的地方或死角,定期地拍照、追踪,直到改善为止。
  ◆配合其它活动的推广。
  ◆领导要定期或不定期地巡查整个工厂的现场,让员工感受到领导是在重视5S这个活动,员工也能感受到他是被重视的。
  ◆召开成果发表会或报告会,发表优秀的事例,表扬先进单位和优秀个人。
  (3)推进“5S日”活动
  确定某一日为5S日,选择一个主题在“5S日”进行,效果会特别好。
  如:第一个5S日——整理
  可以用一句话,个人在下班前5分钟抛掉不需要的物品,或物品要回仓,这是每一个礼拜都必须要举行一次的重要活动。你可以定一个叫做5S日,每一个5S日都确定一个主题。
  第二个5S日——整顿。
  给每件物品命名并定好位置,叫整顿。
  第三个5S日——清扫
  比方说在第三周的某一天定为5S日,5S在这一天清扫,叫全体大扫除。
  第四个5S日——清洁
  就是视觉和透明度的管理,让大家一目了然,每个岗位的人,或每个作业员都把他岗位的周边的物件经过整理、整顿以及清扫,达到清洁要求的标准。
  第五个5S日——修养
  这一天是进行自省或反省的评价活动日,自上而下地进行一种教育训练。5S的培训首先要消除全员意识的障碍,就是要让每个员工都深切地感觉到,推动5S是为了提升本企业的形象,提高品质、消除浪费。
  (4)自上而下,进行教育训练
  强调让每个人自己做自己的事,确定自己解决问题的方法。所以在5S活动中,训练人员能够制订并实施他们自己的方案才是必要的。在整个部门或整个公司内的会议上,宣布改善成绩的活动也属于培训的范畴。担任推行5S活动的人自己要来现场指导,以实际的技术来指导,对要指导的对象,先做给他看,然后让他去做给你看,最后以观察的做法来指导。这样可以确认员工对第一步理解的程度。第一遍你看我做,第二遍是看完我做以后,你自己要做,看你怎么做,然后再进行指导。
  实施评价阶段
  实施评价阶段包括2个步骤:
  1.局部地推进5S
  局部推进5S,又分为四个阶段:
  (1)现场诊断
  推进5S之前,必须根据5S的基本要求,对公司的现场进行诊断评论,通过现场的诊断,可以比较客观地掌握公司的整体水平。
  公司所处的5S程度水平:
  ◆有哪些强项
  ◆有哪些薄弱的环节
  ◆5S推行的难易度在什么地方。
  经过了局部推行5S的现场诊断以后,就要进行到第二个阶段,就是选定样板区。
  (2)选定样板区
  进行全面地诊断后,结合整个5S的推行策划,选定一个样板区,集中力量去改善,如选择一个车间、一个班组、或一个机器保管部门,集中力量把5S做好,叫做选定样板区。俗话说,榜样的力量是无穷的。先改善样板区,取得一定的成效之后,再扩展到其它区域。
  选定样板区有两个好处:
  ◆集中所有的精锐和力量,使改善有一个较高的水准来发挥,以免顾此失彼。
  ◆事实是最具有说服力的,可以减少大家对改善的抗拒阻力,消除大家的疑虑,使公司全体员工上下都能一心一意地积极参与和改进。
  样板区的选定需要考虑几个因素:
  ◆具备一定的代表性。
  选定的项目在公司里突出,有一定的代表性。
  ◆实施的难易度。
  太容易了,起不到促进和鼓舞作用;太难了,做不到,又会让大家失去信心,甚至成为一个笑柄。
  ◆影响较大、较长远的项目要优先考虑。
  如与顾客相关的项目,防止泄露污染的项目。
  ◆有教育促进意义的项目,有需要多个部门协同推进的项目。
  如整理缺陷的机器,改变物流和工作场所的布置,甚至改善效果的,可以直观地容易看得到进步成绩的地方,这些都是选定样板区的考虑。
  (3)实施改善
  在进行样板的改善中,要注意保留以直接的数据来作为数据情报。
  ◆改善前的状况可以先照相,或先录像。
  ◆基本的数据(空间、面积、金额、数量、人数等)。
  ◆基本的流程。
  ◆重点的问题(经过摄影或记录下来)。
  ◆整个改善维持的思路及过程。
  ◆最后就是改善的结果。
  为了下一步的效果确认,提供详实的第一手资料,另外还要按照计划进行全过程的样板改善。当计划与实现有较大出入时,推进组织应该召集相关人员进行检讨,磋商应对的办法,必要时要修订计划。
  (4)确认效果
  效果确认是一个总结检查,评价反省的过程,它又分为四个方面,有四个方面的作用。
  ◆总结经验,发扬成绩,克服缺点并纠正偏差,以及改善管理工作,甚至可顺利地经过改善后能高效地进行。
  ◆通过前期工作的分析评价,辩明功过是非,有利于统一认识,调动大家的积极性。1/8处理好遗留的问题,减轻不良的效应,为后续工作扫清障碍。
  ◆为后续工作在组织资源经验方法上做好充分准备,保证有个良好的开端。
  2.全面推进
  当事实澄清以后,就要进行到全面推进5S的步骤,可依据5S的要求来全面推进5S活动。
  (1)区域责任制,将5S内容规范化,成为员工的岗位责任
  5S的内容,要具体到部门,车间生产现场,还要有详尽描述的内容。比方说整理的项目,清扫、清洁的部位和方式等,每个员工清楚自己的5S活动内容,知道5W2H。即:
  WHY:为什么要做
  WHERE:在哪里做
  WHAT:做什么
  WHEN:在什么时候做
  WHO:谁来做
  HOW:怎么做
  HOWMUCH:以及做到什么样的程度
  责任区每月都坚持清扫,清扫范围包括班组管理区域,车间主干道、次干道,以及加工废屑的清除等几方面,清扫任务可利用30分钟来完成。
  (2)制订评价的标准
  制订5S审核工作表,作为评估标准,使得每个人都能以一种友好而又不太紧张的方式来竞争。
  (3)评估监督
  它就是通过巡视、检查、互检方式来推进,巡视是指5S推进委员会在各个工作场所巡查并指出有关5S活动的问题,检查是由上而下的检查,由厂领导来检查车间,车间的领导检查班组,班组再检查个人和集团,层层检查如下图。
  检查有几点要注意:
  ①要有规范的检查表格。
  ②检查结果应给予评出成绩或分数,评出了分数,要与激励手段相结合,并辅之以相应的物质鼓励,例如工资的增加或荣誉的授予。
  ③自检就是把相应的评估表格发到个人手上,操作工人定时或不定时地依照评估表来自我审查,填写,通过自检可以发现个人在5S工作方面的不足之处,及时加以改善。
  ④互检就是班组内部员工依据评估表格进行,相互检查,然后填写检查结果,互检的过程既可以发现被检查者的不足之处,又可以发现被检查者的优点和本人工作的差距,然后认真进行学习与改进。
  5S活动主要体现在这种自主和自觉的评价上,检查评估应逐步由上到下的进行,然后过渡到互检和自检的阶段,由应付检查的心态转变成竞争和相互评比,如下图。
  (4)举办5S的评比与竞赛,制订具体的以及合格的评价基准
  尤其当各部门的先天条件不一样时,评价基准也不应该相同,所以评价最好能与工资考核相结合,这样员工才会更主动地专心于检查的重点。
  巩固阶段
  【忠告】
  得天下易,守江山难,5S贵在坚持!
  在5S的推进期间,每个员工都能同心协力,自觉地来遵守和改善,不能松懈。取得一定成绩或成效后,往往会觉得自己可以歇口气,喘口气,可以终止了,正是因这种想法,容易使已取得的5S效果滑落,慢慢又回到改善前的老样子。所以5S贵在坚持,要很好地坚持5S,必须将5S做到标准化和制度化,让它成为员工工作中的一部分。
  (1)挑战其目标
  没有最好,只有更好。社会每天都在发展进步,所以5S在公司内的推动也是随着公司整体水平的提高而逐步地提高。当公司取得某一个阶段性的成果以后,应该及时地进行总结表彰,可以考虑下一个步骤,比方说导入ISO,导入TQM,或者是TPM的活动,形成新的关注要点。
  (2)每月开展一次5S推行结果评比
  通过评比来提高员工的积极性,通过前后对比来激发员工的成就感。
  从字面上说,5S是指5个以日语单词的罗马注音“S”为开头的词汇,分别是:清理、整顿、清扫、整洁、素养。这5个词,以及所表达的意思听上去非常简单,但却会对公司的文化产生深远的影响……
  K公司是一家印刷企业,主要做包装用瓦楞纸箱、丝网印刷和传统的胶印业务。2年前,公司上马了一套“印刷管理信息系统”,在竞争非常激烈的印刷市场上,确实发挥了很大的作用。此时的公司总经理侯先生,开始把目光瞄准了全数字印刷领域。
  接受5S挑战
  K公司与香港某公司洽谈中的合资项目,是在K公司引进新的数字印刷设备和工艺,同时改造公司的印刷信息系统。
  然而,与港商的合资谈判进行得并不顺利。对方对K公司的工厂管理,提出了很多在侯总看来太过“挑剔”的意见:比如仓库和车间里的纸张、油墨、工具的摆放不够整齐;地面不够清洁、印刷机上油污多得“无法忍受”;工人的工作服也“令人不满”……
  后来,在合资条款里,投资者执意将“引入现代生产企业现场管理的5S方法”,作为一个必要的条件,写进了合同文本。
  刚开始的时候,侯总和公司管理层觉得港方有点“小题大做”。“不就是做做卫生,把环境搞得优美一些”,侯总觉得这些事情太“小儿科”,与现代管理、信息化管理简直不沾边。
  不过,为了合资能顺利进行,侯总还是满口答应下来。
  几个月的时间过去了,侯总回想起来这些‘鸡毛蒜皮的小事’,“有一种脱胎换骨的感觉”。
  “鸡毛蒜皮”的震撼
  推广20世纪50年代就风靡日本制造企业的“5S管理方法”,需要做大量的准备和培训工作。
  从字面上说,5S是指5个以日语单词的罗马注音“S”为开头的词汇,分别是:清理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、整洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke)。
  这5个词,以及所表达的意思听上去非常简单。刚开始的时候,大家很不以为然。
  几天后,港方派来指导5S实施的Mak先生,通过实地调查,用大量现场照片和调查材料,让K公司的领导和员工,受到了一次强烈的震撼。
  Mak发现,印制车间的地面上,总是堆放着不同类型的纸张,里面有现在用的,也有“不知道谁搬过来的”;废弃的油墨和拆下来的辊筒、丝网,躺在车间的一个角落里,沾满了油腻;工人使用的工具都没有醒目的标记,要找一件合适的工具得费很大的周折。
  仓库里的情况也好不到哪里。
  堆放纸张、油墨和配件的货架与成品的货架之间只有一个窄窄的、没有隔离的通道,货号和货品不相符合的情况司空见惯。有时候,车间返回来的剩余纸张与成令的新纸张混在一起,谁也说不清到底领用了多少。
  Mak先生还检查了侯总引以为荣的MIS系统,查看了摆放在计划科、销售科、采购科的几台电脑,发现硬盘上的文件同样混乱不堪。到处是随意建立的子目录,随意建立的文件。有些子目录和文件,除非打开看,否则不知道里面到底是什么。而且,Mak先生发现,文件的版本种类繁多,过时的文件、临时文件、错误的文件或者一个文件多个副本的现象,数不胜数。
  在K公司里,长久以来大家对这样一些现象习以为常:想要的东西,总是找不着;不要的东西又没有及时丢掉,好像随时都在“碍手碍脚”;车间里、办公桌上、文件柜里和计算机里,到处都是这样一些“不知道”—不知道这个是谁的;不知道是什么时候放在这里的;不知道还有没有用;不知道该不该清除掉;不知道这到底有多少……
  “在这种情况下”,Mak先生直率地问侯总,“你如何确保产品的质量?如何确信电脑里的数据是真实的?如何鼓舞士气?增强员工的荣誉感和使命感?”最后一个问题,Mak指的是墙上贴的一个落着灰尘的标语,“视用户为上帝,视质量为生命”。
  清理、整顿、清扫
  Mak把推进5S的工作分为两大步骤,首先是推进前三个“S”,即清理、整顿、清洁。
  清理,就是要明确每个人、每个生产现场(如工位、机器、场所、墙面、储物架等)、每张办公桌、每台电脑,哪些东西是有用的,哪些是没用的、很少用的,或已经损坏的。
  清理就是把混在好材料、好工具、好配件、好文件中间的残次品、非必需品挑选出来,该处理的就地处理,该舍弃的毫不可惜。“特别是电子‘垃圾’”,Mak告戒管理人员,“可以让你的工作效率大打折扣;不断冒出来的文件查找、确认、比较工作,会浪费大量的工作时间。”
  整顿,就是要对每个清理出来的“有用”的物品、工具、材料、电子文件,有序地进行标识和区分,按照工作空间的合理布局,以及工作的实际需要,摆放在“伸手可及”、“醒目”的地方,以保证“随用随取”。
  听上去“整顿”很简单,从Mak的经验来看,其实是很仔细的工作。比如电脑文件目录,就是最好的例子。
  “一般来说,时间、版本、工作性质、文件所有者,都可以成为文件分类的关键因素”,Mak结合自己的体会,向大家详细介绍了“什么是电子化的办公”。对一个逐步使用电脑、网络进行生产过程管理和日常事务处理的公司而言,如何处理好纸质文件和电子文件的关系,是养成良好的“电子化办公”习惯的重要内容。
  “电子化的过程中,如果把手工作业环境里的‘脏、乱、差’的恶习带进来,危害是巨大的”,Mak说。
  清扫,简单说就是做彻底的大扫除。发现问题,就及时纠正。但是,“清扫”与过去大家习惯说的“大扫除”还有一些不同。“大扫除”只是就事论事地解决“环境卫生”的问题,而“清扫”的落脚点在于“发现垃圾的源头”。用Mak的话说,就是“在进行清洁工作的同时进行检查、检点、检视”。
  爽朗心情
  随着3S(清理、整顿、清洁)的逐步深入,车间和办公室的窗户擦干净了,卫生死角也清理出来的,库房、文件柜、电脑硬盘上的文件目录、各种表单台账等“重点整治对象”,也有了全新的面貌。但是,包括侯总在内的所有人,都没有觉得Mak先生引进的“灵丹妙药”有什么特别之处。
  不过,侯总承认,大家的精神面貌还是有了一些微妙的变化:人们的心情似乎比过去好多了,一些“不拘小节”的人的散漫习惯,多少也有了收敛;报送上来的统计数据,不再是过去那种“经不住问”的“糊涂账”,工作台面和办公环境,的确清爽多了。
  这当然不是5S管理的全部。Mak先生结合前一阶段整治的成果,向侯总进言:“5S管理的要点,或者说难点,并非仅仅是纠正某处错误,或者打扫某处垃圾;5S管理的核心是要通过持续有效的改善活动,塑造一丝不苟的敬业精神,培养勤奋、节俭、务实、守纪的职业素养。”
  按Mak的建议,公司开始了推进5S管理的第二步:推行后两个“S”,一个是整洁(Seiketsu),另一个是素养(Shitsuke)。
  整洁的基本含义是“如何保持清洁状态”,也就是如何坚持下去,使清洁、有序的工作现场成为日常行为规范的标准;素养的基本含义是“陶冶情操,提高修养”,也就是说,自觉自愿地在日常工作中贯彻这些非常基本的准则和规范,约束自己的行为,并形成一种风尚。
  Mak进一步说明道,后两个“S”其实是公司文化的集中体现。很难想象,客户会对一个到处是垃圾、灰尘的公司产生信任感;也很难想象,员工会在一个纪律松弛、环境不佳、浪费随处可见的工作环境中,产生巨大的责任心,并确保生产质量和劳动效率;此外,更不用说在一个“脏、乱、差”的企业中,信息系统竟然会发挥巨大的作用。

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