行政办公6S管理制度
来源/作者:未知 发布时间:2012年11月26日 阅读次数:次
第一则6S管理的目的
第二则适用范围
第三则办公环境管理制度
3.16S管理概念
3.26S的关系
3.36S管理实施原则
3.46S管理内容
3.56S管理责任部门
3.6责任区
3.7个人6S操作规范
第四则6S管理规定
4.1张贴规定
4.2吸烟规定
4.3电脑管理规定
4.4其它规定
第五则附加说明
第一则6S管理的目的
将6S管理引用到办公室管理,能有效地加速办公室工作环境和工作状况的调整及改良,最终结果:提高了工作效率;同时置身于优美的办公环境,也有一种美的感受。也是理顺工作现场秩序和提高工作效率的重要管理手段。
第二则适用范围
本制度适用于公司全体员工。
第三则办公环境管理制度
3.16S管理概念
6S管理即指整理、整顿、清扫、清洁、修养和安全。用以下的简短语句来描述6S,也能方便记忆:
整理:要与不要,一留一弃;
整顿:科学布局,取用快捷;
清扫:清除垃圾,美化环境;
清洁:形成制度,贯彻到底;
修养:养成习惯,以人为本;
安全:安全操作,生命第一。
因前5个内容的日文罗马标注发音和后一项内容(安全)的英文单词都以“S”开头,所以简称6S现场管理。
3.26S的关系
“6S”之间彼此关联,整理、整顿、清扫是具体内容;清洁是指将上面的3S实施的做法制度化、规范化,并贯彻执行及维持结果;素养是指培养每位员工养成良好的习惯,并遵守规则做事,开展6S容易,但长时间的维持必须靠素养的提升;安全是基础,要尊重生命,杜绝违章。3.36S管理实施原则
(1)效率化:定置的位置是提高工作效率的先决条件;
(2)持之性:人性化,全球遵守与保持;
(3)美观:作产品——作文化——征服客户群。管理理念适应现场场景,展示让人舒服、感动。
3.46S管理内容
整理(SEIRI)——将工作场所的任何物品区分为有必要和没有必要的,除了有必要的留下来,其他的都消除掉。目的:腾出空间,空间活用,防止误用,塑造清爽的工作场所。
整顿(SEITON)——把留下来的必要用的物品依规定位置摆放,并放置整齐加以标识。目的:工作场所一目了然,消除寻找物品的时间,整整齐齐的工作环境,消除过多的积压物品。
清扫(SEISO)——将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净,保持工作场所干净、亮丽的环境。目的:稳定品质,减少工业伤害。
清洁(SEIKETSU)——将整理、整顿、清扫进行到底,并且制度化,经常保持环境外在美观的状态。目的:创造明朗现场,维持上面3S成果。
修养(SHITSUKE)——每位成员养成良好的习惯,并遵守规则做事,培养积极主动的精神(也称习惯性)。目的:培养有好习惯、遵守规则的员工,营造团队精神。
安全(SECURITY)——重视成员安全教育,每时每刻都有安全第一观念,防范于未然。目的:建立起安全生产的环境,所有的工作应建立在安全的前提下。
3.56S管理责任部门
行政部统一管理公司办公室6S的推动工作,负责组建一个由各部门指定人员参加的6S管理小组,该小组有权对各部门6S开展情况进行指导、监督、检查、评比、奖罚和发布。
3.6责任区
(1)个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及个人办公桌周围一米之内的地面。每个人均有责任做好个人责任区的6S工作;
(2)公共责任区是指前台、花草、等候区、公共通道、茶水间、会议室、洽谈室、和未分配到部门的办公区域。公共责任区的6S工作由行政部制定标准,并指定专人管理。
3.7个人6S操作规范
(1)员工每天下班离开办公室之前,均须整理个人桌面。桌面允许摆放的物品包括电脑、电话、文具架和茶杯,其它物品一律不得保留;
(2)个人抽屉应每星期整理一次,对三个月内用不到的东西,应从抽屉里清理走,最下面一个抽屉用于存放私人物品;
(3)文件柜要每半个月整理一次,并按大小、类别、使用频率等进行分类建档,贴上标签;若有变动,标签应及时更新;
(4)对舍弃的文件、资料,应遵照安全、保密的原则进行销毁。
第四则6S管理规定
4.1张贴规定
(1)公司及各部门需在公告栏张贴的文件、通知、宣传品等均需经行政部许可,其张贴期限遵循下列规定:一般张贴品保留3-5天,重要张贴品保留7-10天;
(2)每份张贴物的左下角应注明张贴天数及起止时间,到期应由贴出人负责收回。
4.2吸烟规定
(1)公司提倡禁烟,任何人不得在办公室内吸烟;
(2)发现员工在禁烟区吸烟,每人每次罚款100元;
(3)遇有客人来访,接待人员应注意提醒客人公司的吸烟规定。若发现客人在禁烟区吸烟,则处罚该客户的接待人员,每次罚款100元。
4.3电脑管理规定
(1)严禁用本公司电脑做非工作使用,否则按相关规定给予处罚;
(2)将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置,此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种,常不用的文件要尽快处置;
(3)桌面和硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰,分类放置,方便简洁;
(4)做一个临时性的信夹,把不能立即处理的信件放在里面,必须保存的东西则放在信件保存册里;
(5)重要邮件应该及时备份;电脑硬盘中应专门建立一个文件夹,不能处理的邮件存放在里面;(6)为了减轻服务器负担,提高响应速度,办公自动化中已看邮件不能超过一定数量,经理不得超过100封,员工不得超过30封。系统管理员不定期抽查;
(7)电子文件需要永久、长期保存的,应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存;
(8)电脑摆放位置:桌面线洞直角处45度方向。
4.4其它规定
(1)员工应遵守公共责任区内的6S规定;
(2)接听电话及接待来访客人时言行应大方得体;
(3)工作时间提倡使用普通话;
(4)注意仪表与形象,做到着装整齐,梳妆适宜,以饱满的精神投入工作。
第五则附加说明
5.1本规定未尽事宜以公司员工手册或其它有关规定为准。
5.2本规定的解释、修订及废止权归行政部。
5.3本规定自颁发之日起开始生效。
本文包含以下附件:
附件一办公室6S检查记录表
附件二办公室6S检查评比规则
附件一
附件二
办公室6S管理评比规则:
1.由行政办公室组织“6S管理检查小组”对公司内部定期检查,每周五为检查日;
2.每次检查5个方面(检查前列明),每一处不合格罚款5元;
3.每次检查,将检查记录交给各部门负责人一份,督促当事人在期限内整改;
4.双周周一公布上周评比结果,并张贴于公告栏;
5.各部门的6S管理执行情况,将作为对部门负责人的工作考核内容之一;
6.公司在年中及年末对成绩突出的部门予以奖励。 免责声明:本文系转载,版权归原作者所有。新益为|精益管理视野鼓励原创行为,本文因转载众多无法找到原作者。如涉及版权,请联系电话023-67015863进行删除!
第二则适用范围
第三则办公环境管理制度
3.16S管理概念
3.26S的关系
3.36S管理实施原则
3.46S管理内容
3.56S管理责任部门
3.6责任区
3.7个人6S操作规范
第四则6S管理规定
4.1张贴规定
4.2吸烟规定
4.3电脑管理规定
4.4其它规定
第五则附加说明
第一则6S管理的目的
将6S管理引用到办公室管理,能有效地加速办公室工作环境和工作状况的调整及改良,最终结果:提高了工作效率;同时置身于优美的办公环境,也有一种美的感受。也是理顺工作现场秩序和提高工作效率的重要管理手段。
第二则适用范围
本制度适用于公司全体员工。
第三则办公环境管理制度
3.16S管理概念
6S管理即指整理、整顿、清扫、清洁、修养和安全。用以下的简短语句来描述6S,也能方便记忆:
整理:要与不要,一留一弃;
整顿:科学布局,取用快捷;
清扫:清除垃圾,美化环境;
清洁:形成制度,贯彻到底;
修养:养成习惯,以人为本;
安全:安全操作,生命第一。
因前5个内容的日文罗马标注发音和后一项内容(安全)的英文单词都以“S”开头,所以简称6S现场管理。
3.26S的关系
“6S”之间彼此关联,整理、整顿、清扫是具体内容;清洁是指将上面的3S实施的做法制度化、规范化,并贯彻执行及维持结果;素养是指培养每位员工养成良好的习惯,并遵守规则做事,开展6S容易,但长时间的维持必须靠素养的提升;安全是基础,要尊重生命,杜绝违章。3.36S管理实施原则
(1)效率化:定置的位置是提高工作效率的先决条件;
(2)持之性:人性化,全球遵守与保持;
(3)美观:作产品——作文化——征服客户群。管理理念适应现场场景,展示让人舒服、感动。
3.46S管理内容
整理(SEIRI)——将工作场所的任何物品区分为有必要和没有必要的,除了有必要的留下来,其他的都消除掉。目的:腾出空间,空间活用,防止误用,塑造清爽的工作场所。
整顿(SEITON)——把留下来的必要用的物品依规定位置摆放,并放置整齐加以标识。目的:工作场所一目了然,消除寻找物品的时间,整整齐齐的工作环境,消除过多的积压物品。
清扫(SEISO)——将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净,保持工作场所干净、亮丽的环境。目的:稳定品质,减少工业伤害。
清洁(SEIKETSU)——将整理、整顿、清扫进行到底,并且制度化,经常保持环境外在美观的状态。目的:创造明朗现场,维持上面3S成果。
修养(SHITSUKE)——每位成员养成良好的习惯,并遵守规则做事,培养积极主动的精神(也称习惯性)。目的:培养有好习惯、遵守规则的员工,营造团队精神。
安全(SECURITY)——重视成员安全教育,每时每刻都有安全第一观念,防范于未然。目的:建立起安全生产的环境,所有的工作应建立在安全的前提下。
3.56S管理责任部门
行政部统一管理公司办公室6S的推动工作,负责组建一个由各部门指定人员参加的6S管理小组,该小组有权对各部门6S开展情况进行指导、监督、检查、评比、奖罚和发布。
3.6责任区
(1)个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及个人办公桌周围一米之内的地面。每个人均有责任做好个人责任区的6S工作;
(2)公共责任区是指前台、花草、等候区、公共通道、茶水间、会议室、洽谈室、和未分配到部门的办公区域。公共责任区的6S工作由行政部制定标准,并指定专人管理。
3.7个人6S操作规范
(1)员工每天下班离开办公室之前,均须整理个人桌面。桌面允许摆放的物品包括电脑、电话、文具架和茶杯,其它物品一律不得保留;
(2)个人抽屉应每星期整理一次,对三个月内用不到的东西,应从抽屉里清理走,最下面一个抽屉用于存放私人物品;
(3)文件柜要每半个月整理一次,并按大小、类别、使用频率等进行分类建档,贴上标签;若有变动,标签应及时更新;
(4)对舍弃的文件、资料,应遵照安全、保密的原则进行销毁。
第四则6S管理规定
4.1张贴规定
(1)公司及各部门需在公告栏张贴的文件、通知、宣传品等均需经行政部许可,其张贴期限遵循下列规定:一般张贴品保留3-5天,重要张贴品保留7-10天;
(2)每份张贴物的左下角应注明张贴天数及起止时间,到期应由贴出人负责收回。
4.2吸烟规定
(1)公司提倡禁烟,任何人不得在办公室内吸烟;
(2)发现员工在禁烟区吸烟,每人每次罚款100元;
(3)遇有客人来访,接待人员应注意提醒客人公司的吸烟规定。若发现客人在禁烟区吸烟,则处罚该客户的接待人员,每次罚款100元。
4.3电脑管理规定
(1)严禁用本公司电脑做非工作使用,否则按相关规定给予处罚;
(2)将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置,此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种,常不用的文件要尽快处置;
(3)桌面和硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰,分类放置,方便简洁;
(4)做一个临时性的信夹,把不能立即处理的信件放在里面,必须保存的东西则放在信件保存册里;
(5)重要邮件应该及时备份;电脑硬盘中应专门建立一个文件夹,不能处理的邮件存放在里面;(6)为了减轻服务器负担,提高响应速度,办公自动化中已看邮件不能超过一定数量,经理不得超过100封,员工不得超过30封。系统管理员不定期抽查;
(7)电子文件需要永久、长期保存的,应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存;
(8)电脑摆放位置:桌面线洞直角处45度方向。
4.4其它规定
(1)员工应遵守公共责任区内的6S规定;
(2)接听电话及接待来访客人时言行应大方得体;
(3)工作时间提倡使用普通话;
(4)注意仪表与形象,做到着装整齐,梳妆适宜,以饱满的精神投入工作。
第五则附加说明
5.1本规定未尽事宜以公司员工手册或其它有关规定为准。
5.2本规定的解释、修订及废止权归行政部。
5.3本规定自颁发之日起开始生效。
本文包含以下附件:
附件一办公室6S检查记录表
附件二办公室6S检查评比规则
附件一
附件二
办公室6S管理评比规则:
1.由行政办公室组织“6S管理检查小组”对公司内部定期检查,每周五为检查日;
2.每次检查5个方面(检查前列明),每一处不合格罚款5元;
3.每次检查,将检查记录交给各部门负责人一份,督促当事人在期限内整改;
4.双周周一公布上周评比结果,并张贴于公告栏;
5.各部门的6S管理执行情况,将作为对部门负责人的工作考核内容之一;
6.公司在年中及年末对成绩突出的部门予以奖励。 免责声明:本文系转载,版权归原作者所有。新益为|精益管理视野鼓励原创行为,本文因转载众多无法找到原作者。如涉及版权,请联系电话023-67015863进行删除!