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行政办公6S管理制度
来源/作者:未知 发布时间:2012年11月26日 阅读次数:
         第一则6S管理的目的
  第二则适用范围
  第三则办公环境管理制度
  3.16S管理概念
  3.26S的关系
  3.36S管理实施原则
  3.46S管理内容
  3.56S管理责任部门
  3.6责任区
  3.7个人6S操作规范
  第四则6S管理规定
  4.1张贴规定
  4.2吸烟规定
  4.3电脑管理规定
  4.4其它规定
  第五则附加说明
  第一则6S管理的目的
  将6S管理引用到办公室管理,能有效地加速办公室工作环境和工作状况的调整及改良,最终结果:提高了工作效率;同时置身于优美的办公环境,也有一种美的感受。也是理顺工作现场秩序和提高工作效率的重要管理手段。
  第二则适用范围
  本制度适用于公司全体员工。
  第三则办公环境管理制度
  3.16S管理概念
  6S管理即指整理、整顿、清扫、清洁、修养和安全。用以下的简短语句来描述6S,也能方便记忆:
  整理:要与不要,一留一弃;
  整顿:科学布局,取用快捷;
  清扫:清除垃圾,美化环境;
  清洁:形成制度,贯彻到底;
  修养:养成习惯,以人为本;
  安全:安全操作,生命第一。
  因前5个内容的日文罗马标注发音和后一项内容(安全)的英文单词都以“S”开头,所以简称6S现场管理。
  3.26S的关系
  “6S”之间彼此关联,整理、整顿、清扫是具体内容;清洁是指将上面的3S实施的做法制度化、规范化,并贯彻执行及维持结果;素养是指培养每位员工养成良好的习惯,并遵守规则做事,开展6S容易,但长时间的维持必须靠素养的提升;安全是基础,要尊重生命,杜绝违章。3.36S管理实施原则
  (1)效率化:定置的位置是提高工作效率的先决条件;
  (2)持之性:人性化,全球遵守与保持;
  (3)美观:作产品——作文化——征服客户群。管理理念适应现场场景,展示让人舒服、感动。
  3.46S管理内容
  整理(SEIRI)——将工作场所的任何物品区分为有必要和没有必要的,除了有必要的留下来,其他的都消除掉。目的:腾出空间,空间活用,防止误用,塑造清爽的工作场所。
  整顿(SEITON)——把留下来的必要用的物品依规定位置摆放,并放置整齐加以标识。目的:工作场所一目了然,消除寻找物品的时间,整整齐齐的工作环境,消除过多的积压物品。
  清扫(SEISO)——将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净,保持工作场所干净、亮丽的环境。目的:稳定品质,减少工业伤害。
  清洁(SEIKETSU)——将整理、整顿、清扫进行到底,并且制度化,经常保持环境外在美观的状态。目的:创造明朗现场,维持上面3S成果。
  修养(SHITSUKE)——每位成员养成良好的习惯,并遵守规则做事,培养积极主动的精神(也称习惯性)。目的:培养有好习惯、遵守规则的员工,营造团队精神。
  安全(SECURITY)——重视成员安全教育,每时每刻都有安全第一观念,防范于未然。目的:建立起安全生产的环境,所有的工作应建立在安全的前提下。
  3.56S管理责任部门
  行政部统一管理公司办公室6S的推动工作,负责组建一个由各部门指定人员参加的6S管理小组,该小组有权对各部门6S开展情况进行指导、监督、检查、评比、奖罚和发布。
  3.6责任区
  (1)个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及个人办公桌周围一米之内的地面。每个人均有责任做好个人责任区的6S工作;
  (2)公共责任区是指前台、花草、等候区、公共通道、茶水间、会议室、洽谈室、和未分配到部门的办公区域。公共责任区的6S工作由行政部制定标准,并指定专人管理。
  3.7个人6S操作规范
  (1)员工每天下班离开办公室之前,均须整理个人桌面。桌面允许摆放的物品包括电脑、电话、文具架和茶杯,其它物品一律不得保留;
  (2)个人抽屉应每星期整理一次,对三个月内用不到的东西,应从抽屉里清理走,最下面一个抽屉用于存放私人物品;
  (3)文件柜要每半个月整理一次,并按大小、类别、使用频率等进行分类建档,贴上标签;若有变动,标签应及时更新;
  (4)对舍弃的文件、资料,应遵照安全、保密的原则进行销毁。
  第四则6S管理规定
  4.1张贴规定
  (1)公司及各部门需在公告栏张贴的文件、通知、宣传品等均需经行政部许可,其张贴期限遵循下列规定:一般张贴品保留3-5天,重要张贴品保留7-10天;
  (2)每份张贴物的左下角应注明张贴天数及起止时间,到期应由贴出人负责收回。
  4.2吸烟规定
  (1)公司提倡禁烟,任何人不得在办公室内吸烟;
  (2)发现员工在禁烟区吸烟,每人每次罚款100元;
  (3)遇有客人来访,接待人员应注意提醒客人公司的吸烟规定。若发现客人在禁烟区吸烟,则处罚该客户的接待人员,每次罚款100元。
  4.3电脑管理规定
  (1)严禁用本公司电脑做非工作使用,否则按相关规定给予处罚;
  (2)将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置,此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种,常不用的文件要尽快处置;
  (3)桌面和硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰,分类放置,方便简洁;
  (4)做一个临时性的信夹,把不能立即处理的信件放在里面,必须保存的东西则放在信件保存册里;
  (5)重要邮件应该及时备份;电脑硬盘中应专门建立一个文件夹,不能处理的邮件存放在里面;(6)为了减轻服务器负担,提高响应速度,办公自动化中已看邮件不能超过一定数量,经理不得超过100封,员工不得超过30封。系统管理员不定期抽查;
  (7)电子文件需要永久、长期保存的,应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存;
  (8)电脑摆放位置:桌面线洞直角处45度方向。
  4.4其它规定
  (1)员工应遵守公共责任区内的6S规定;
  (2)接听电话及接待来访客人时言行应大方得体;
  (3)工作时间提倡使用普通话;
  (4)注意仪表与形象,做到着装整齐,梳妆适宜,以饱满的精神投入工作。
  第五则附加说明
  5.1本规定未尽事宜以公司员工手册或其它有关规定为准。
  5.2本规定的解释、修订及废止权归行政部。
  5.3本规定自颁发之日起开始生效。
  本文包含以下附件:
  附件一办公室6S检查记录表
  附件二办公室6S检查评比规则
  附件一

办公室6S管理检查记录表

  附件二
  办公室6S管理评比规则:
  1.由行政办公室组织“6S管理检查小组”对公司内部定期检查,每周五为检查日;
  2.每次检查5个方面(检查前列明),每一处不合格罚款5元;
  3.每次检查,将检查记录交给各部门负责人一份,督促当事人在期限内整改;
  4.双周周一公布上周评比结果,并张贴于公告栏;
  5.各部门的6S管理执行情况,将作为对部门负责人的工作考核内容之一;
  6.公司在年中及年末对成绩突出的部门予以奖励。

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